Das Distrikts-Sekretariat hält den Distrikt in Bewegung.
Es unterstützt den Distrikt-Governor, sorgt für verlässliche Informationen, dokumentiert Entscheide und verbindet Kabinett, Clubs, Multidistrikt und Lions International.
Eine zentrale Drehscheibe für Administration und Zusammenarbeit.
Das Distrikts-Sekretariat arbeitet im Auftrag und unter der Leitung des Distrikt-Governors. Es sorgt dafür, dass Sitzungen vorbereitet, Informationen rechtzeitig verteilt, Berichte nachgeführt und Clubs bei ihren Meldepflichten unterstützt werden.
Die Aufgabe ist operativ, verbindend und vertrauensbildend: klare Abläufe, saubere Protokolle und kurze Reaktionszeiten schaffen Sicherheit für alle Beteiligten.
Aufgabenbereiche des Distrikts-Sekretariats.
Kabinettssitzungen organisieren.
- Termine mit dem Distrikt-Governor abstimmen.
- Einladungen, Traktandenliste und Unterlagen vorbereiten.
- Berichte der Kabinettsmitglieder einholen und verteilen.
- Teilnahmen und organisatorische Bedürfnisse klären.
Protokolle und Beschlüsse sichern.
- Protokolle der Kabinetts- und Distriktversammlungen führen.
- Beschlüsse, Pendenzen und Verantwortlichkeiten festhalten.
- Protokolle zeitnah an die vorgesehenen Empfänger senden.
- Unterlagen geordnet für das Distriktsarchiv ablegen.
Korrespondenz koordinieren.
- E-Mails und Schreiben rasch sichten und beantworten.
- Anfragen an zuständige Kabinettsmitglieder weiterleiten.
- Den Distrikt-Governor bei Antworten und Mitteilungen unterstützen.
- Einheitliche, verständliche Kommunikation sicherstellen.
Clubs im Meldewesen begleiten.
- Mitglieder- und Officer-Meldungen im Blick behalten.
- Clubs an wichtige Fristen erinnern.
- Clubpräsidentinnen, Clubpräsidenten und Clubsekretariate unterstützen.
- Fehlende Angaben nachfassen und Datenqualität verbessern.
Distriktsdaten aktuell halten.
- Kabinett, Zonen, Clubs und Kontakte sauber nachführen.
- Listen, Verzeichnisse und Verteiler prüfen.
- Besuchsplanung des Distrikt-Governors unterstützen.
- Jahreskalender, Jubiläen und wichtige Anlässe dokumentieren.
Versammlungen und Wahlen unterstützen.
- Distriktsversammlungen administrativ vorbereiten.
- Delegierten- und Stimmberechtigungslisten prüfen.
- Unterlagen für Entscheide und Abstimmungen bereitstellen.
- Ergebnisse und Protokolle korrekt weiterleiten.
Newsletter und Informationen bündeln.
- Mitteilungen für Clubs sammeln und redaktionell strukturieren.
- Termine, Projekte, Seminare und Entscheide sichtbar machen.
- Mit Marketing und Kommunikation im Distrikt zusammenarbeiten.
- Regelmässige Informationsflüsse fördern.
Service- und LCIF-Themen mittragen.
- Service Reporting und Clubaktivitäten administrativ unterstützen.
- Bei Bedarf mit GST, GMT, GLT, GET und LCIF-Koordination abstimmen.
- Ressourcen und Kontakte an Clubs weitergeben.
- Die Wirkung der Lions-Arbeit sichtbar machen.
Übergabe und Kontinuität sichern.
- Dokumente, Zugangsinformationen und Pendenzen sauber übergeben.
- Mit Vorgängerin oder Vorgänger Erfahrungen austauschen.
- Abläufe dokumentieren und laufend verbessern.
- Vertraulichkeit und Datenschutz beachten.