Verlässlich im Hintergrund.
Das Distrikts-Sekretariat hält den Distrikt in Bewegung: Es unterstützt den Distrikt-Governor, dokumentiert Entscheide und verbindet Kabinett, Clubs, Multidistrikt und Lions International.
Führen, festhalten und weitergeben.
Das Distrikts-Sekretariat arbeitet im Auftrag und unter der Leitung des Distrikt-Governors. Es sorgt dafür, dass Sitzungen vorbereitet, Informationen rechtzeitig verteilt, Berichte nachgeführt und Clubs bei ihren Meldepflichten unterstützt werden.
Gute Sekretariatsarbeit macht Entscheide nachvollziehbar, Termine planbar und den Austausch zwischen Clubs und Distrikt einfach.
Die Aufgabe ist operativ, verbindend und vertrauensbildend. Sie hält Informationen aktuell und sorgt dafür, dass Clubs, Zonen, Kabinett und Multidistrikt mit denselben Grundlagen arbeiten.
Neun Bereiche als klare Kacheln.
Die Kacheln zeigen die wichtigsten Aufgabenfelder kompakt und übersichtlich. Jede Kachel beschreibt einen Verantwortungsbereich mit konkreten Tätigkeiten.
Kabinettssitzungen organisieren.
- Termine mit dem Distrikt-Governor abstimmen.
- Einladungen, Traktandenliste und Unterlagen vorbereiten.
- Berichte der Kabinettsmitglieder einholen und verteilen.
- Teilnahmen und organisatorische Bedürfnisse klären.
Protokolle und Beschlüsse sichern.
- Protokolle der Kabinetts- und Distriktversammlungen führen.
- Beschlüsse, Pendenzen und Verantwortlichkeiten festhalten.
- Protokolle zeitnah an die vorgesehenen Empfänger senden.
- Unterlagen geordnet für das Distriktsarchiv ablegen.
Korrespondenz koordinieren.
- E-Mails und Schreiben rasch sichten und beantworten.
- Anfragen an zuständige Kabinettsmitglieder weiterleiten.
- Den Distrikt-Governor bei Antworten und Mitteilungen unterstützen.
- Einheitliche, verständliche Kommunikation sicherstellen.
Clubs im Meldewesen begleiten.
- Mitglieder- und Officer-Meldungen im Blick behalten.
- Clubs an wichtige Fristen erinnern.
- Clubpräsidentinnen, Clubpräsidenten und Clubsekretariate unterstützen.
- Fehlende Angaben nachfassen und Datenqualität verbessern.
Distriktsdaten aktuell halten.
- Kabinett, Zonen, Clubs und Kontakte sauber nachführen.
- Listen, Verzeichnisse und Verteiler prüfen.
- Besuchsplanung des Distrikt-Governors unterstützen.
- Jahreskalender, Jubiläen und wichtige Anlässe dokumentieren.
Versammlungen und Wahlen unterstützen.
- Distriktsversammlungen administrativ vorbereiten.
- Delegierten- und Stimmberechtigungslisten prüfen.
- Unterlagen für Entscheide und Abstimmungen bereitstellen.
- Ergebnisse und Protokolle korrekt weiterleiten.
Newsletter und Informationen bündeln.
- Mitteilungen für Clubs sammeln und redaktionell strukturieren.
- Termine, Projekte, Seminare und Entscheide sichtbar machen.
- Mit Marketing und Kommunikation im Distrikt zusammenarbeiten.
- Regelmässige Informationsflüsse fördern.
Service- und LCIF-Themen mittragen.
- Service Reporting und Clubaktivitäten administrativ unterstützen.
- Bei Bedarf mit GST, GMT, GLT, GET und LCIF-Koordination abstimmen.
- Ressourcen und Kontakte an Clubs weitergeben.
- Die Wirkung der Lions-Arbeit sichtbar machen.
Übergabe und Kontinuität sichern.
- Dokumente, Zugangsinformationen und Pendenzen sauber übergeben.
- Mit Vorgängerin oder Vorgänger Erfahrungen austauschen.
- Abläufe dokumentieren und laufend verbessern.
- Vertraulichkeit und Datenschutz beachten.
Verlässlichkeit entsteht im Ablauf.
Das Sekretariat bündelt Informationen, koordiniert Rückmeldungen und dokumentiert Entscheide so, dass die Zusammenarbeit im Distrikt einfach, transparent und anschlussfähig bleibt.
Vorbereiten
Termine, Traktanden und Unterlagen frühzeitig klären.
Koordinieren
Informationen sammeln, prüfen und an die richtigen Stellen weitergeben.
Dokumentieren
Beschlüsse, Pendenzen und Zuständigkeiten sauber festhalten.
Nachführen
Daten, Verteiler, Archive und offene Punkte aktuell halten.